Fattura elettronica: cosa comporta il mancato utilizzo del sistema informatico

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A partire dal Gennaio 2019 la fattura elettronica diviene l’unico metodo per produrre e trasmettere questo tipo di documenti, per qualsiasi contribuente, privato cittadino, azienda o professionista che sia. Insieme con l’obbligo entreranno in vigore anche le sanzioni da comminare a tutti coloro che non emetteranno fatture in formato XML e trasmette attraverso il Sistema di Interscambio offerto dall’Agenzia delle Entrate. In pratica le fatture non prodotte in formato elettronico saranno da considerarsi non emesse.

Come funziona una fattura elettronica
La fatturazione elettronica introduce una serie di novità per quanto riguarda la produzione di questo tipo di documenti. Il primo passo consiste nella compilazione delle fatture attraverso appositi software, come ad esempio Agyo per la fatturazione; una volta compilato il documento nel formato XML, quello previsto dalla legge, dovrà essere inviato al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate. In pratica, invece di spedire via posta la fattura, o via e-mail in formato elettronico, la si dovrà inviare attraverso un sistema di controllo. Questo permette all’Agenzia delle Entrate di controllare in tempo reale il flusso di fatturazione di qualsiasi soggetto fiscale; dall’altro lato consente alle aziende e ai loro clienti di avere la certezza che le fatture inviate e ricevute siano reali e non sia possibile contraffarle.

Le sanzioni
Come dicevamo, l’obbligo per la fatturazione elettronica partirà dal 1° gennaio 2019. Dopo quella data una fattura non emessa in formato elettronico e non inviata attraverso il Sistema di Interscambio si dovrà considerare come non emessa. Chi avrà emesso tale documento ritenuto non valido potrà essere sanzionato per una cifra tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile indicato nella fattura non registrata in modo adeguato. Nel caso di soggetti che possono detrarre l’IVA addebitata dai loro fornitori, nel caso in cui si cerchi di detrarre l’IVA senza avere la fatturazione elettronica che ne comprovi il pagamento incorrono in una sanzione amministrativa pari al 100% dell’imposta, a partire da una sanzione minima di 250 euro. L’Agenzia delle Entrate ha però già avvisato i contribuenti che nel momento in cui partirà l’obbligo di fatturazione elettronica è previsto un periodo “di rodaggio”, entro il quale è possibile che le sanzioni siano comminate in forma ridotta, o che addirittura sia possibile ricevere solo un richiamo, che inviti a produrre il documento nel formato corretto.

Come evitare le sanzioni
In ogni caso, visto che dal gennaio 2019 varrà l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica, è conveniente per le aziende adottare questa metodologia di produzione delle fatture. Per altro si tratta di una enorme semplificazione, che consentirà di ridurre i tempi e i costi correlati alla produzione di fatture. Utilizzando appositi software infatti produrre fatture sarà rapido e del tutto scevro da errori o sviste; inoltre una volta inviata attraverso il Sistema di Interscambio la fattura giungerà con certezza al destinatario, evitando così ritardi o problemi correlati al saldo della cifra indicata sul documento. Si deve anche considerare che la legge oggi prevede l’obbligo di conservare le fatture per 10 anni, il formato elettronico semplifica di molto questo adempimento.