In tanti si possono prodigare a svolgere delle attività ed eventi, ma solo in pochi sono in grado di organizzare in maniera tale da ottenere un grande successo. Ecco spiegato il motivo per cui o conviene dedicarsi con un impegno costante e gravoso all’organizzazione, seguendo tutti i dettagli, dell’evento, oppure può tornare utile affidarsi a dei professionisti. Per poter ridurre i costi, tra le altre cose, può tornare decisamente utile richiedere il noleggio attrezzature video a Roma e di altri strumenti che risultano fondamentali, ma che verranno usati solo in questa, o in poche altre occasioni.
Come si deve gestire la fase di preparazione
Il primo passo è inevitabilmente quello di occuparsi di una fase preliminare, che viene denominata come “pre-evento”. In realtà, il riferimento è molto più facile da intuire, dal momento che si tratta di quella fase di progettazione e di vera e propria ideazione e realizzazione dell’evento.
Si tratta di una fase che va trattata con i “guanti”, dal momento che è proprio da questa che dipende la buona riuscita dell’evento che si sta organizzando. La programmazione dell’evento consente di anticipare il lavoro il più possibile e, di conseguenza, essere in grado di presentarsi ai vari step intermedi rispettando tutte le tempistiche messe in preventivo.
In ogni caso, più è alto il numero di dettagli che si riescono a sistemare quando manca ancora tanto rispetto alla data dell’evento e più si potranno eliminare via via preoccupazioni e ansie, oltre che stress. In questo modo, anche se ci dovessero essere degli improvvisi disguidi, è chiaro che ci sarà ancora tempo per rimediare, magari avendo pianificato anche un possibile piano B a cui fare riferimento. Il fatto di cominciare a lavorare sull’evento così lontano rispetto alla data prefissata, consente di avere tutti i tempi tecnici del caso per poter anche ottenere vari preventivi di confronto.
Nella fase di preparazione e pianificazione dell’evento ci si dovrà occupare anche di stringere accordi e di sviluppare le relazioni praticamente con tutti. Dallo staff fino ai fornitori, passando per gli ospiti, senza dimenticare pure ovviamente gli sponsor e gli espositori, nel caso in cui dovessero essere previsti. È questo il momento giusto in cui ci si deve prodigare per la firma dei contratti e per studiare tutte le normative del settore. È facile intuire come la fase di pre-evento sia anche quella economicamente più impattante sulle proprie finanze, ma anche dal punto di vista dell’impegno che viene richiesto.
Fate sempre un riassunto delle attività che state preparando
Diamo uno sguardo a quella che è una lista delle varie attività che sono richieste per la realizzazione di un qualsiasi evento. È chiaro che poi, per ciascuna manifestazione e per ogni settore, ci sono delle caratteristiche ed esigenze ben precise da rispettare e da prendere in considerazione.
Uno dei primi passi deve essere quello di stabilire quello che sarà l’obiettivo dell’evento e tutti i vari scopi collaterali, che fungono un po’ da orientamento per poi prendere delle decisioni più pratiche. Cercate di stabilire anche un budget di massima, magari provando a dare uno sguardo alla propria capacità di attrarre sponsor e finanziatori per l’evento.
Tra le altre attività che devono essere svolte per l’organizzazione di un evento troviamo senz’altro quella di avere le idee chiare in merito al pubblico che sarà ospite. Poi, serve controllare se esistono delle norme di legge specifiche, e che magari prevedono delle attività e pratiche burocratiche da portare a termine e da inviare con dei limiti previsti a pena di decadenza. Infine, serve avere le idee chiare anche sulla data, così come sull’orario, magari facendosi consigliare dal proprio staff e dalle persone che collaborano all’evento o che saranno presenti in veste di ospiti speciali. Attenzione alla scelta della location, mentre poi l’intera attività di organizzazione, anche con i fornitori, dovrà essere svolta in perfetta simbiosi con il proprio staff.
