Come si misura il successo di un evento? Dato che ogni cliente ha un brief di progetto unico, con dettagli unici e istruzioni specifiche, la maggior parte delle persone pensa che un evento di successo sia quantificato dalla felicità del cliente alla fine della giornata. Tuttavia, coloro che sono nel settore già da un po’ di tempo hanno una risposta leggermente diversa.
In generale, un evento di successo spinge gli organizzatori al di fuori della loro zona di comfort, migliora la produttività e, in definitiva, rafforza la cooperazione. Dietro tutto, la logistica, vale a dire gli arredi, è responsabile della riuscita di un evento.
Ci sono tantissimi modi per ottenere degli arredi di buona qualità per l’allestimento del proprio evento. Quello più economico, a meno che non si faccia questo di professione, è sicuramente il noleggio. Chi vive nella capitale è avvantaggiato, perché in effetti ci sono vari e ottimi posti dove andare a chiedere per informarsi al riguardo: ci sono parecchie agenzie serie e professionali che si occupano esclusivamente di noleggio arredi a Roma.
Gli altri due modi per reperire tutto ciò che può servire a rendere bello e piacevole un evento sono comprare arredi nuovi (costerebbe, però, una fortuna) e comprare arredi trovandoli magari su internet di seconda mano (ci sono moltissimi siti, come eBay, dove è possibile farlo).
Ma come abbiamo detto prima, se non fate questo di mestiere e quindi siete costretti a utilizzare questi arredi più e più volte, allora il gioco non vale la candela. Sarebbe uno spreco di budget spendere i vostri soldi in questo modo.
Tipologia di arredi che servono
L’arredo speciale per un evento non è un bisogno, ma una necessità diretta. Il tipo di arredo necessario può rientrare in uno dei tre gruppi principali:
- gestione degli eventi,
- fotografia degli eventi
- illuminazione degli eventi.
Quando si tratta di creare un elenco di controllo degli arredi, dipende dal tipo, dalle dimensioni, dalla posizione e dal profilo dell’evento.
Ci sono arredi per il grande evento che non avranno lo stesso impatto se utilizzate in un evento di dimensioni medio-piccole, e viceversa.
Indipendentemente dalle dimensioni, è ancora importante, vitale e necessario ottenere tutte gli arredi necessari per creare un evento di successo.
Il tipo di arredo dipende soprattutto dal tema dell’evento che si vuole organizzare. Soprattutto, oltre che in primo luogo, perché in ordine anche cronologico è proprio questa la prima cosa alla quale un bravo organizzatore di eventi deve imparare a pensare.
Bisogna riflettere in maniera approfondita e accurata a cosa si vuole fare. Il tema, a sua volta, dipende dal target di riferimento: gli organizzatori, quando pensano a che tipo di evento vogliono allestire, scelgono un pubblico ideale che loro hanno intenzione di catturare.
Nel senso che, se io ho intenzione di ideare, organizzare e allestire una festa di per trasmettere un messaggio di pace e tolleranza attraverso il mondo delle favole e dei cartoni animati, il mio pubblico saranno necessariamente i bambini, senza però escludere le famiglie e anche degli “intrusi” al tema.
In questo modo, arriviamo a quello che poi influenza effettivamente tutto quanto, anche la selezione del target. Un evento deve essere pensato, in origine, per uno scopo ben preciso, che quasi sempre è mandare un messaggio a qualcuno.
Tramite gli arredi, questo messaggio potrebbe arrivare o meno: sì, proprio così. L’arredo è un elemento fondamentale per la trasmissione di significati condivisibili. Tessuti, luci, colori e forme hanno un valore sia oggettivo che soggettivo, che influenza sempre e in diversi modi le persone che osservano e poi partecipano agli eventi.
Detto ciò, appare chiaro il motivo per cui bisogna necessariamente prestare molta cura ed attenzione alla scelta dei particolari, che poi saranno quasi quasi gli elementi principali della manifestazione: non soltanto sfondo delle cose, ma i primi dettagli a cui la gente presterà attenzione, in modo istintivo e automatico.
Gli arredi possono essere di vari tipi: rientrano in questa categoria, ad esempio, tovaglie, tendaggi, mobilio, specchi e quadri, luci, pedane, poster, banner e tutto ciò che può servire a rendere piacevole alla vista, o addirittura a dare un carattere, al nostro evento.
Gli arredi saranno la vostra ancora di salvezza, perché come tutti sanno l’occhio pretende la sua parte.
Creare un evento di successo:importanza di curare i particolari
Creare un evento di successo non è un processo semplice e bisogna avere la capacità di curare i particolari, senza tralasciare nessun elemento, che potrebbe essere decisivo per la riuscita dell’evento. Per esempio un elemento da non trascurare è il catering, che dovrà essere curato in maniera approfondita.
Quindi bisognerà scegliere il cibo e le bevande adatti per l’occasione e che dovranno essere graditi dagli invitati:si dovrà curare la qualità, la quantità e soprattutto la varietà. Oltre a questo si dovranno scegliere anche le tovaglie, i bicchieri, piatti e tovagliolini, che dovranno essere coordinati e abbinati in maniera creativa.
Anche le luci è un aspetto da non sottovalutare perché dovranno essere idonee a creare l’atmosfera giusta per quel tipo di evento che si vuole organizzare e la stessa cosa vale per le decorazioni, che in alcuni tipi di festa risulteranno fondamentali e che non dovranno essere sobri e non troppo esagerati.
Cosa significa questo?Significa che visto che non si sta parlando di un matrimonio o di una cerimonia classica, ma di qualcosa legato all’aspetto lavorativo, elementi come fiori particolari od oggetti troppo vistosi avrebbero assolutamente poco senso e verrebbero visti in maniera negativa dagli ospiti.
Ma come non prendere in considerazione l’aspetto della comunicazione quando si organizza un evento? Se la comunicazione sarà diretta, piacevole ed efficace l’evento sarà apprezzato e verrà ricordato da tutti i partecipanti e per lungo tempo.
Infine parliamo di un altro punto essenziale:l’allestimento degli spazi! Allestire lo spazio nel modo giusto significa creare un ambiente che soddisfi le esigenze sia dei partecipanti che degli organizzatori attraverso una gestione intelligente sia dei piccoli che dei grandi spazi,andando a curare tutti i dettagli:il successo dell’evento sarà cosi assicurato.
