Al giorno d’oggi è un errore sottovalutare la protezione dei nostri documenti. Ce lo ricorda PDFSmart.com, soprattutto nel mondo del lavoro, dove la condivisione di informazioni e dati sensibili è estremamente diffusa.
Quando creiamo un nuovo brief per un cliente, quando condividiamo con i nostri colleghi delle informazioni preziose, non possiamo rischiare, in alcun modo: ecco come proteggere correttamente i nostri PDF.
Perché proteggere i PDF è importante?
In azienda – o in smart working – siamo ormai abituati a usare centinaia di documenti ogni mese. Va da sé che il livello di sicurezza non è sempre uguale per tutti, ma dovrebbe esserlo. Sì, una “priorità assoluta”, fortemente consigliata perché una fuga di dati o di informazioni potrebbe costare cara all’azienda.
Il primo punto da non dimenticare mai è la riservatezza: ogni PDF contiene informazioni importanti, riservate e confidenziali. Quando, poi, ci ritroviamo a inserire in un documento anche informazioni come dati finanziari o legali, ecco che comprendiamo subito l’importanza di usare una password. Nessuno, infatti, dovrebbe avere accesso a quelle informazioni: solo chi è autorizzato.
No, non è una “esagerazione”: a dircelo è la legge stessa. Sono diversi i settori in cui ci sono requisiti legali o normativi di un certo grado e livello, con il fine di proteggere le informazioni sensibili, tra cui dati sanitari e dati personali. Qualora non ci adeguassimo a queste richieste, potremmo anche incorrere in conseguenze economiche e legali piuttosto importanti.
Violazione di sicurezza e reputazione
Cosa accade nel momento in cui delle persone non autorizzate accedono ai documenti? Una violazione di sicurezza, che ovviamente si ripercuote inevitabilmente sull’immagine aziendale. È un rischio per molti motivi, soprattutto perché non solo sostenere le spese finanziarie può mettere in ginocchio qualsiasi azienda, ma anche perché un’azione del genere mina la fiducia dei clienti. Che ovviamente possono rivolgersi ad altre aziende, con conseguenze deleterie.
Come proteggere i propri PDF con PDF Smart
Al giorno d’oggi usiamo tantissimi strumenti online molto utili per proteggere i nostri file PDF. A ricordarci l’importanza di questo gesto – poi velocissimo – è PDF Smart, lo strumento di gestione dei PDF online. Sul loro sito, infatti, tra le tante opzioni offerte, c’è anche la possibilità di bloccare l’accesso ai PDF. Possiamo aggiungere così una password e crittografare comodamente il file in pochi secondi. Ecco perché abbiamo detto “gesto velocissimo”. La sicurezza non implica grandi gesti: possiamo farlo tutti, anche i meno avvezzi alle pratiche tecnologiche.
La protezione con password o con crittografia rappresenta anche il metodo più semplice. Ovviamente, consideriamo sempre di scegliere una password non semplice, in quanto altrimenti potrebbe essere troppo vulnerabile durante un ipotetico attacco di hacking. In caso di informazioni estremamente sensibili, dobbiamo assolutamente prendere in considerazione l’idea di crittografare il documento.
Come considerare il livello di rischio?
Qual è il livello di rischio associato alla potenziale perdita o furto del file PDF? Sì, dobbiamo rispondere proprio a questa domanda: cosa accadrebbe se il PDF in questione finisse nelle “mani sbagliate”? Ecco, senza immaginare scenari catastrofici, forse è davvero il caso di prenderci qualche minuto per una corretta sicurezza informatica. Nessuno di noi, alla fine, vorrebbe passare guai (anche grossi) per scarsa attenzione verso una tematica tanto importante.
